Deuxième partie : Détermination des coûts afférents aux dossiers électroniques
Dr Jeff Glaizel
Il y a quelque 40 systèmes de gestion de cabinet adaptés au marché canadien et d'innombrables solutions d'imagerie numérique. Avant d'arrêter son choix, un dentiste doit en mesurer les coûts afférents. Pour y arriver, il doit analyser les coûts sous quatre angles : matériel, logiciels, maintenance et soutien, et incidences à long terme.
Matériel
Le matériel informatique comprend les ordinateurs, les tablettes, les écrans, les caméras intrabuccales, les systèmes de radiographie numérique, les scanneurs CAO/FAO et les accessoires connexes. L'investissement le plus onéreux est généralement le serveur, qui stocke les données et relie virtuellement tous les ordinateurs d'un cabinet. Il est toujours allumé, d'où l'importance qu'il soit résistant. La plupart des composants matériels ont une durée utile limitée et nécessitent des mises à jour et à niveau tous les trois à cinq ans habituellement.
Logiciels
Les logiciels comprennent tous les programmes d'un cabinet dentaire, y compris ceux de gestion, d'imagerie numérique et de traitement de texte et les antivirus. La plupart des logiciels ont un prix d'achat fixe, qui inclut habituellement l'installation, la formation et le soutien pour un temps limité.
Maintenance et soutien
Pour veiller au fonctionnement optimal du matériel et des logiciels, il faudra en assurer la maintenance et le soutien régulier grâce à des vérifications périodiques. À cette fin, il est sage de retenir les services d'un expert fiable.
D'ordinaire, les logiciels de gestion s'accompagnent d'un soutien d'un an à compter de la date d'achat. Il se peut que ce soutien soit annulé lors de la mise à niveau du logiciel. Il faut par ailleurs payer pour la mise à niveau d'un logiciel. Pour rester à jour, vous pouvez aussi acheter des services d'assistance logicielle, qui vous permettront d'obtenir des mises à niveau et des correctifs moyennant des frais récurrents établis selon le nombre de licences d'utilisation.
Enfin, les nouveaux composants matériels ou logiciels doivent s'intégrer au système en place et le personnel doit être formé pour les utiliser. Il faut tenir compte des frais afférents dans l'analyse des coûts.
Incidences à long terme
L'analyse des coûts du matériel, des logiciels et du soutien est assez simple; un fournisseur doit pouvoir donner une estimation sans frais cachés ni surprises. Par contre, les incidences à long terme d'un achat et ses risques éventuels sont plus difficiles à évaluer.
Un dentiste doit se demander si la technologie s'inscrit dans le plan quinquennal, décennal ou quindécennal de son cabinet et s'il pourra changer de système advenant que celui-ci ne réponde pas à ses attentes. Actuellement, les logiciels de gestion et d'imagerie ne permettent pas l'échange facile de données entre systèmes. Or, le transfert de données d'un système à l'autre coûte cher, soit généralement entre 5000 $ et 20 000 $, et n'est parfois pas total. Et c'est sans compter les données qui pourraient être perdues. Il vaut mieux mener une évaluation des risques avant d'acheter une technologie afin d'en déterminer l'incidence sur les affaires du cabinet, la vie privée ou le respect de la réglementation.
La mise en œuvre d'une technologie ne va pas sans coûts ni risques pour un dentiste et son cabinet. Une analyse exhaustive préalable peut aider un dentiste à cerner tous les coûts et à atténuer les risques.