Dr Jeff Glaizel
Je me souviens d’avoir déjà travaillé tard la nuit pour finir un travail universitaire et d’avoir vu mon ordinateur afficher soudainement un message d’erreur et s’éteindre. À cette époque, il n’y avait pas de sauvegarde en temps réel. Je n’ai pas oublié le sentiment d’abattement ressenti en constatant que je venais de perdre tout mon travail et que je devais recommencer.
Imaginez que la même situation se produise dans votre cabinet. Vous découvrez que vous avez perdu toutes vos données, que vos ordinateurs ne fonctionnent pas et que vous n’avez pas de copies de sauvegarde! Vous pourriez avoir perdu à tout jamais des dossiers de patients, des radiographies et des dossiers de facturation. Les répercussions possibles seraient nombreuses : perte d’honoraires et de la confiance des patients à votre égard, vulnérabilité accrue à des plaintes des patients et coûts élevés pour remettre votre système informatique en état.
De plus en plus de cabinets misent sur le numérique, d’où l’importance que prend le plan antisinistre. Un tel plan doit inclure des mesures de sécurité pour que les défaillances d’équipement ou de système affectent le moins possible votre cabinet.
Pannes de matériel
Dans ma carrière en médecine dentaire, j’ai vite appris qu’il fallait assurer la redondance de l’équipement en vue de pallier les défaillances. Par exemple, mon cabinet compte au moins deux amalgamateurs et lampes à polymériser et des ampoules de rechange pour les coupoles d’éclairage. Bien que je n’aie qu’un seul stérilisateur, j’ai des instruments supplémentaires et j’ai accès au stérilisateur des autres cabinets dentaires et médicaux de mon immeuble. Je sais que le fonctionnement quotidien de mon cabinet dépend du fonctionnement de l’équipement et de la rapidité de réaction à toute défaillance.
Les mesures prises pour nous préparer en cas de bris d’équipement devraient être appliquées aux systèmes électroniques, y compris aux systèmes informatiques, aux systèmes de gestion de la pratique et aux radiographies numérisées. Toutefois, en parlant à des dentistes, j’ai l’impression que certains croient à tort que ces systèmes « fonctionnent sans qu’on s’en préoccupe ». Nous oublions parfois que les défaillances peuvent avoir de graves incidences sur la prospérité de nos cabinets.
Sauvegarde de secours des données sur les patients
La première mesure de prévention consiste à avoir une copie de sauvegarde des données sur les patients de votre système de gestion de cabinet. Il est assez facile de faire une telle sauvegarde. La plupart des systèmes ont un bouton de « sauvegarde immédiate » et peuvent même vous afficher un rappel à cet effet. Certains requièrent d’éteindre les ordinateurs pour que personne n’y ait accès. Assurez-vous de comprendre comment votre système crée une copie de sauvegarde des données et d’effectuer régulièrement des sauvegardes.
Authentification des copies de sauvegarde
Il faut toujours authentifier les copies de sauvegarde pour garantir l’origine et l’intégrité des données. Pour ce faire, il faut télécharger les données de sauvegarde dans le système de gestion de votre cabinet et confirmer la validité de tous les éléments. Cette étape est cruciale. Il est déjà arrivé que des dentistes n’aient pas réussi à récupérer leurs données après une défaillance informatique parce qu’elles avaient été compromises. Si vous ne savez pas comment authentifier vos sauvegardes, communiquez avec le vendeur de votre système. Ce service de renseignement était probablement inclus à l’achat de votre système.
Les cabinets dotés d’un système de gestion électronique de leurs dossiers doivent avoir un plan antisinistre. Au cœur de ce plan, il faut prévoir la sauvegarde de secours des données sur les patients et leur authentification systématique. Vous aurez ainsi l’esprit tranquille et éviterez la catastrophe.